MicrosoftOffice2016是運行在MicrosoftWindows操作系統中的一套辦公套裝軟件。MicrosoftOffice是一套由微軟公司開發的辦公軟件，而且每一代都有多個版本，每個版本都可以根據使用者的實際需要，選擇不同的組件。其中常用的有Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook、Publisher和OneNote。
本書全面、透徹地介紹了MicrosoftOffice2016中的重要組件。掌握Office中各個組件的操作方法，能夠全面提高工作效率。考慮到絕大多數初學者的實際情況，本書選取的都是實用內容，并在此基礎上進行適當的拓展，以案例的形式為用戶展現常用的工具、命令等，激發用戶學習興趣。
相對于同類Office書籍，本書具有以下特色。
完全自學：在本書的基礎內容中穿插了常用的實戰案例。從最基礎的設置與操作入手，由淺入深、從易到難，可以讓用戶循序漸進地學到Office辦公系列軟件中的各種內容和知識。
技術指導：在基礎的案例中針對技術難點的提示和注意，不僅可以讓用戶充分掌握該版塊中所講的知識，還可以讓用戶在實際工作中遇到類似問題時不再犯相同的錯誤。
速查手冊：可以根據目錄方便查到相應的參考內容，尋找相關內容和知識。
適用廣泛：本書內容全面、結構合理、圖文并茂、案例豐富、講解清晰，可以供初、中級
用戶使用，也可以作為大中專院校相關專業教材用書，還非常適合用戶自學、查閱。本書共分為9篇30章，其主要內容介紹如下。
Office篇分兩章，其中，第1章介紹了初識中文版Office2016，主要包括Office2016中的重要組件，如何啟動、關閉應用程序，并介紹了查找文件和獲取幫助信息等內容。第2章介紹中文版Office2016的程序界面，主要包括Office2016的外觀、浮動工具欄、功能區的設置等內容。
Word篇分7章，其中，第3章介紹了初識Word2016文檔操作，主要包括創建新文檔、保存和關閉文檔、打開已存文檔、文檔的相互轉換及Word中的視圖和文檔視圖的基本操作等內容。第4章介紹了文檔的編輯，主要包括為文檔輸入內容、編輯文檔內容、批注和修訂文檔、提高文檔安全性、快速定位文檔以及查找和替換等內容。第5章介紹編輯文字和段落的格式，主要包括設置文檔的文字格式、設置段落格式、特殊的中文排版、應用樣式等操作。第6章介紹文檔的編排，主要包括文檔的頁面設置、分欄設置、分頁和分節、邊框和底紋、頁面背景和特殊文檔的創建等內容。第7章介紹圖形和表格的合理安排，主要包括在文檔中插入圖片、形狀、SmartArt圖形、表格的使用等內容。第8章介紹頁眉、頁腳和目錄的創建與生成，主要包括文檔的頁眉頁腳、插入頁碼、生成目錄等內容。第9章介紹Word的其他設置和打印輸出，主要介紹設置題注和索引、數據文檔和郵件合并、設置文檔的打印等內容。
劉文香，甘肅民族師范學院的老師，自2006年以來，一直在計算機科學系工作，擅長Excel數據處理與分析，在使用Excel VBA編程方面擁有豐富的學習心得和實踐經驗。曾參與策劃和編寫了十幾本銷量不錯的Office技術圖書。同時也是一名優秀的技術顧問和培訓講師，有豐富的授課經驗。
Microsoft Office 2016官方正式版本于2015年9月23日正式發布，這是微軟公司發布的全新Office辦公軟件，相比之前的Office 2013的變化不是特別大，界面和功能都是微調整，因此屬于一次進化版本。
Office 2016和Windows 10的發布時間距離不遠，所以這兩款軟件配合使用起來應該會非常方便、靈活、得心應手。
第1章 初識中文版Office 2016
Microsoft Office 2016提供了一組非常全面的應用程序，其中的每個應用程序都是針對特定的工作設計的，是完成相應任務的最佳工具。
本章將簡要介紹Office 2016中包含的各個應用程序，并講解在開始使用這些應用程序時需要掌握的技能。
1.1 初識Office 2016應用程序
Microsoft Office提供的應用程序可滿足特定的工作和應用任務。在后文將介紹使用哪種Office應用程序可以創建文本文檔、操作數字、展示想法，甚至與他人溝通。
Microsoft公司提供了不同版本的Office軟件套裝，包括家庭學生版、家庭商務版和專業零售版。另外，Office 365訂閱服務的一些計劃將包含Office軟件不同版本的許可副本，包括Professional Plus版本，其版本隨訂閱的不同而不同。每個版本中包含的Office程序組件都不相同，但所有版本都包含Word、Excel和PowerPoint。因此，用戶安裝的Office版本中可能沒有包含本章或后續章節中介紹的某些程序。
本書主要介紹Office 2016專業版中的Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook、Publisher和OneNote應用程序。
1.1.1 Word
在Office 2016中，Word可以實現實時的多人合作編輯，合作編輯過程中，其他人輸入的內容能夠實時地顯示出來。
一直以來，Word都是最流行的字處理程序。作為Office套件的核心應用程序之一，Word提供了許多便于使用的文檔創建工具，同時，也提供了豐富的功能集，用于創建復雜的文檔。哪怕Word只應用一點文本格式化和一幅圖片，也可以使簡單的文檔變得比只使用純文本更具有吸引力，如圖1-1所示。
圖1-1
Word并不是只能使文檔變得美觀，它提供的功能還可以方便地增強文檔文本，并創建出頁眉、頁碼、注釋和公式符號等復雜元素。在后續章節中將詳細討論Word的強大功能，其中包括以下4種功能。
模板：模板就是起始文檔，提供了文檔設計和文本格式等。
樣式：通過設置提供的文本的應用格式設定組合，可將這種格式保存為一種樣式，以便以后或其他文本應用此樣式。
表格：添加表格后，可以通過行和列組合成網格，并組織網格文本，對這些文本應用整潔且漂亮的格式。
圖片：可以在文檔中添加各種類型的圖片，使用SmartArt功能創建如圖1-2所示的SmartArt的某些布局，甚至允許插入圖片。
圖1-2
1.1.2 Excel
Excel是微軟公司的辦公軟件Office的組件之一，是由Microsoft為Windows和Apple Macintosh操作系統的計算機而編寫和運行的一款試算表軟件。Excel是微軟辦公套裝軟件的一個重要組成部分，它可以進行各種數據的處理、統計、分析和輔助決策操作，廣泛應用于管理、統計、財經、金融等眾多領域。
在Excel 2016中，通過創建公式來指定計算的值和計算中使用的數學運算符，可以完成計算。Excel還提供了函數，即用來執行較復雜計算的預設公式。Excel不只提供了幫助創建公式和檢查公式錯誤的工具，還提供了許多數據格式化選項，可以使數據更專業、更便于讀取。本書后面的章節會詳細介紹Excel核心知識，其中包括以下5種功能。
工作表：在每個文件中，可以在多個工作表之間劃分和組織數據。
范圍：為工作表中一段連續的區域命名，然后就可以通過該名稱選擇區域，或者在公式中使用該命名，能節省許多時間。
數值和日期值格式：可通過應用數值格式來告訴Excel如何顯示某個單元格內容，例如顯示多少位小數，是否包含百分號或錢幣符號，還可以設置日期格式來顯示數據。
圖表：通過在Excel中創建圖表，可將數據轉換為富有意義的圖像。Excel提供了幾十種圖表類型、布局和格式，以最清晰的方式展示結果。
專用數據格式：Excel提供了“條件格式”功能，可以根據選中單元格中的公式的結果或單元格內容對其應用特定的格式，如圖1-3所示。
圖1-3
1.1.3 PowerPoint
PowerPoint是一種幻燈片制作和播放工具，使用它制作的演示文稿，可用于學術交流、產品展示、工作匯報、情況介紹等。如圖1-4所示為創建的PowerPoint幻燈片。通過這種幻燈片的方式，可將要傳達的消息劃分成更便于受眾理解的信息塊。
圖1-4
本書后面的章節中將介紹如何創建基本的演示文稿結構，如何在幻燈片中添加信息，以及如何使用PowerPoint的其他功能來增強效果，其中包括以下4種功能。
布局、主體和母版：PowerPoint的這些功能控制著幻燈片中顯示的內容、這些內容的編排方式以及所有幻燈片的外觀，可快速地重新設計幻燈片或整個演示文稿。
表格和圖表：類似于Word和Excel，PowerPoint允許通過行和列組成的網格安排信息，獲得整潔美觀的效果。另外，PowerPoint可使用Excel來顯示圖表數據，所以在Excel中學習的圖表技能有助于在PowerPoint中更便捷地使用圖表。
動畫和切換：在幻燈片中顯示文本或其他項時，可以使它們以特殊方式顯示。除了給對象應用動畫效果外，還可以應用切換效果，使整個幻燈片以特殊方式顯示和消失，例如溶解和擦除。
實時演示：PowerPoint提供了幾種不同的方法來自定義和控制演示文稿在屏幕上放映時的外觀。
在本書后面的章節中，用戶可以看到以上講述的各種功能和效果。
1.1.4 Access
Access是Office系列軟件中用來專門管理數據庫的應用軟件。所謂數據庫，是指經過組織的、關于特定主題或對象的信息集合。數據庫管理系統分為兩類，即文件數據庫管理系統和關系型數據庫管理系統。Access應用程序就是一種功能強大且使用方便的關系型數據庫管理系統，一般也稱關系型數據庫管理軟件。它可運行于各種Windows系統環境中，由于它繼承了Windows的特性，不僅易于使用，而且界面友好，如今在世界各地廣泛流行。它并不需要數據庫管理者具有專業的程序設計水平，任何非專業的用戶都可以使用其創建功能強大的數據庫管理系統。
Access 2016的基本界面如圖1-5所示。在后面章節中將介紹Access數據庫的使用。
圖1-5
1.1.5 Outlook
Outlook也是Office套裝軟件的組件之一。Outlook的功能有很多，可以用其收發電子郵件、管理聯系人信息、記日記、安排日程、分配任務，具體的介紹和詳細操作將在后面的章節中給出。如圖1-6所示為Outlook的基本界面。
圖1-6
1.1.6 Publisher
Office套裝軟件中的Publisher是微軟公司發行的桌面出版應用軟件。它常被人們認為是一款入門級的桌面出版應用軟件，能夠提供比Word更加強大的頁面元素控制功能，設計宣傳冊或海報時可以選用它來進行輔助，但比起專業的頁面布局軟件，還略遜一籌。如圖1-7所示為Publisher的基本界面。
圖1-7
文檔和出版物之間的界限常常十分模糊，一般可以認為“文檔”是使用家中或辦公室中的個人打印機打印出來的東西，而“出版物”通常是專業打印的結果。例如，一般都不會使用Word來設計要進行專業打印的宣傳冊，因為許多打印要求更詳細的頁面設置和設計功能，此時使用Publisher可以滿足要求。
1.1.7 OneNote
OneNote是一套自由形式信息獲取以及多用戶協作工具。OneNote常用于筆記本或臺式機，但更適合用于支持手寫筆操作的平板電腦，在這類設備上可使用觸筆、聲音或視頻創建筆記，比單純使用鍵盤更方便。
OneNote可以作為一種電子剪貼簿，用來記錄與具體活動或項目有關的筆記、參考資料和文件。當需要用到某個主體或特定項目相關的材料時，可以直接翻到與其相對應的筆記本選項卡。如圖1-8所示為初次運行OneNote的基本界面。在后面的章節中將對OneNote進行詳細介紹。
圖1-8
1.2 啟動應用程序
啟動某個Office的應用程序時，程序及其工具將加載到計算機的內存中以供使用。
下面將介紹Office 2016安裝在Windows操作系統中之后，如何運行Office軟件，具體的操作步驟如下。
01 單擊桌面左下角的Windows圖標，彈出“開始”菜單。
02 選擇“所有程序”命令，進入“所有程序”菜單。
03 選擇Microsoft Office，在子菜單中可以選擇需要的應用程序；只要確定安裝成功，就可以在“所有程序”子菜單中找到。
1.3 關閉應用程序
一些Office的應用程序允許在任意時刻打開多個文件。所以，必須關閉所有文件后，才能關閉應用程序。關閉應用程序的方法有以下3種。
方法一：按Alt+F4快捷鍵，對應用程序中每個打開的文件重復這個操作。
方法二：選擇程序左上角的“文件”菜單，然后從中選擇“關閉”命令，對應用程序中每個打開的文件重復這個操作。
方法三：單擊文件右上角的(關閉)按鈕，表明希望關閉程序，對應用程序中每個打開的文件重復這個操作。
如果看到如圖1-9所示的對話框，說明還沒有保存對文檔所做的修改。單擊“保存”按鈕以保存修改。
圖1-9
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