《文秘職業英語應用教程》根據文秘人員的職業成長規律，將內容分為前臺文秘職業英語、部門秘書職業英語和總經理秘書職業英語三大模塊，每個模塊根據不同的工作崗位特點安排了日常接待、電話接打、文書處理、會議組織、商務旅行安排、商務接待等學習情景。每個學習情景又包括了3～5個工作任務。
每個工作任務的編寫體現了布魯納“螺旋式上升”的課程理念，即將工作任務完成的基本結構置于課程的中心地位，并隨學習進程的展開逐漸拓展和加深。具體來講分為以下4個步驟：第一步給予任務講解和樣例展示；第二步是對學生進行基本的英語語言訓練和簡單的工作流程訓練；第三步是給定工作情景，讓學生加以分析并完成任務；第四步最具挑戰性，是讓學生根據生產性實訓中獲得的工作經驗和網絡上搜集的公司信息，自行設計工作情景并完成工作任務。該學習流程提倡學生的個人探索，注重培養學生的實際操作能力。
本教材配套的多媒體課件提供了flash動畫形式的工作情景展示，對學生工作能力的訓練模式具有良好的交互性特點，可作為該課程虛擬實訓的材料，從而進一步提高教學的效果。
本教材可供高等職業院校文秘及其相關專業的學生使用，也可作為在職涉外文秘人員的培訓教材。
《文秘職業英語應用教程》根據文秘職業的成長規律，以前臺文秘、部門秘書和總經理秘書等工作崗位為立足點，選取的都是涉外文秘工作的典型工作任務。 以完成工作任務的基本流程為主線，通過跟學示范、基礎訓練、任務實踐、任務設計四個環節的學習和訓練，培養學生文秘職業英語的實際應用能力。 采用的樣例和練習大多是作者在企業實踐中搜集的真實案例，或是由企業真實案例改編而成，具有較強的實用價值。 配套精良的多媒體課件，通過flash動畫模擬真實的涉外文秘工作情景，讓學生進行交互訓練，可以作為學生校內虛擬實訓的輔助資料。
在中國經濟日益全球化的今天，英語已經成為高職學生求職時一個越來越重要的砝碼。專門英語教育，即ESP（English for Specific Purposes），將英語教學和學生將來的職業聯系起來，與高職院校培養高素質應用型人才相適應，近年來得到高度的重視和迅速的發展。文秘職業英語作為ESP一個重要的分支也取得了長足的發展。本書作者身處中國外向型經濟最為發達的深圳經濟特區的高職院校，融合多年高職文秘英語教學基礎和在外貿企業兼職文秘的實踐經驗，以特區人敢闖敢試的精神在此書中對高職文秘教學進行積極的探索和創新：
（1）在教學內容的安排方面，根據文秘職業的成長規律，以前臺文秘、部門秘書和總經理秘書等幾個工作崗位為立足點，選取的都是涉外文秘工作的典型工作任務。
（2）在教學過程的設計方面，將工作任務完成的基本流程置于課程的中心地位，通過跟學示范、基礎訓練、根據情景描述完成任務、自主設計工作情景并完成工作任務等四個環節的學習和訓練，注重培養學生涉外文秘工作的實際操作能力。
（3）本書的樣例和練習相當一部分是作者在深圳市某外貿公司集中實踐時搜集的真實案例，或是由網絡上搜集的企業真實案例改編而成，具有較強的實用價值。
（4）本書配套的多媒體課件，通過flash動畫模擬真實的涉外文秘工作情景，各類習題及訓練均體現了較好的交互性原則，在提高學生學習興趣的同時提高了學生文秘職業英語的應用能力。
（5）在對學生進行傳統的英語聽、說、讀、寫、譯等基本語言能力訓練的基礎之上，本書增添了與涉外文秘工作相關的辦公軟件和辦公設備使用的相關英語知識，使學生可以更好地適應現代信息化辦公發展的需要。
在編寫過程中，本書引用了一些專家學者的研究成果，同時得到了深圳市格尚科技發展有限公司總經理助理饒瓊慧女士的耐心指導。該公司提供的涉外文秘工作案例在隱去涉及公司商業機密相關內容的前提下已直接用于本教材，在此向他們表示由衷的謝意。由于作者能力水平所限，書中難免存在不當之處，敬請讀者批評指正，作者不勝感激。
Part 1 Professional English for Front Desk Secretary
Unit 1 Daily Reception
Task 1 Getting to Know the Procedures of Daily Reception
Task 2 Greeting the Guest
Task 3 Sending offthe Guest
Unit 2 Phone Calls Handling
Task 1 Techniques of Telephoning
Task 2 Transferring a Call ：
Task 3 Making an Appointment
Task 4 Taking a Phone Message
Unit 3 Daily Paperwork Handling
Task 1 Dealing with E-mails
Task 2 Dealing with Faxes
Task 3 Writing a Recruitment Advertisement
Part 2 Professional English for Department Secretary
Unit 4 Phone Calls Handling
Task l Providing Information
Task 2 Handling Complaints
Task 3 Business Negotiation
Unit 5 Meeting Arrangements
Task 1 How to Organize Meetings
Task 2 Meeting Notice
Task 3 Chairing a Meeting
Task 4 Meeting Brief.
Unit 6 Paperwork Handling
Task 1 Setting up a Filing System
Task 2 Letter of Introduction
Task 3 Contract
Part 3 Professional English for Secretary to the General Manager
Unit 7 Overseas Travelling Arrangements
Task 1 Contacting the Other Party
Task 2 Writing an Itinerary
Task 3 Writing a Visa Invitation Letter
Task 4 Filling in a Visa Application Form
Task 5 Booking Arrangements
Unit 8 Business Reception Arrangements
Task 1 Picking Up Guests at the Airport
Task 2 Talking about an Itinerary
Task 3 At a Business Dinner Party
Task 4 Company Visit
Task 5 Sightseeing
Unit 9 Company Meeting Arrangements
Task 1 Discussing Meeting Arrangements
Task 2 Writing a Meeting Agenda
Task 3 Writing a Meeting Invitation Letter
Task 4 Making Opening Remarks
Task 5 Taking Meeting Minutes
Unit 10 Company Paperwork Handling
Task 1 Providing Information
Task 2 Writing Memorandum
Task 3 Letter of Thanks
Task 4 Letter of Congratulations & Letter of Condolence
Task 5 Short Speech
Keys to Exercises
Making it clear what the meeting is about and how long it will take， plan an agenda with a time schedule for addressing each issue.
Invite attendees and confirm attendance. Obtain the schedule（s） of the key people who are to be at the meeting， decide on three potential meeting times and send an e-mail to each of the remaining attendees before the final time is determined.
Schedule a place for the meeting according to the number of the attendants， organize and confirm the venue， equipment and catering requirements.
Send a meeting notice after the time， place and participants of the meeting are settled.
Distribute the agenda well in advance of the meeting， asking for any modifications or additions.
Collate meeting papers and produce spare copies of them.
Dispatch a full set of papers for the meeting within agreed timescales.
Take accurate notes of the meeting， including attendance.
Provide information， advice and support when required.
Draft minutes which would record actions， deadlines and responsibilities agreed， and any
divergent opinion if expressly required by a participant， seek approval and amend the minutes as necessary and circulate it to people who may need them.
Distribute a summary of decisions reached at the meeting， including the date and time of any future meetings.
Draft a meeting brief which may be dispatched within the company and sometimes to external services and suppliers.
Follow up action points.
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