第一篇規(guī)劃篇
案例1.1煤炭企業(yè)信息化規(guī)劃調(diào)查研究
案例1.2陸州煤業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展三部曲
案例1.3“新常態(tài)”下煤炭企業(yè)信息化將何去何從
第二篇設(shè)計(jì)篇
案例2.1銅嶺公司安全管理流程再造
案例2.2司馬煤業(yè)ERP系統(tǒng)選型與設(shè)計(jì)之路
案例2.3司馬煤業(yè)績(jī)效管理建設(shè)
案例2.4衛(wèi)平集團(tuán)集約高效生產(chǎn)重點(diǎn)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)建設(shè)
第三篇實(shí)施篇
案例3.1OA系統(tǒng)實(shí)施——以信息技術(shù)推動(dòng)工作流轉(zhuǎn)
案例3.2陸州煤電有限公司CERP系統(tǒng)建設(shè)之旅
案例3.3信息化——企業(yè)創(chuàng)新的源動(dòng)力記司馬煤業(yè)CERP項(xiàng)目
助力企業(yè)創(chuàng)新
案例3.4司馬煤業(yè)信息化的成功保障
第四篇應(yīng)用篇
案例4.1OA系統(tǒng)——信息技術(shù)促進(jìn)管理變革
案例4.2司馬煤業(yè)成本管理新思路
案例4.3面向系統(tǒng)集成的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化方式選擇決策
案例4.4物資超市——太行煤業(yè)信息化新創(chuàng)舉
案例4.5設(shè)備點(diǎn)檢——為煤礦安全生產(chǎn)保駕護(hù)航
第五篇發(fā)展篇
案例5.1可視化管理： 大數(shù)據(jù)時(shí)代煤炭企業(yè)信息化變革之路
案例5.2移動(dòng)化管理——煤炭企業(yè)信息化新方向
案例5.3“5M因素法”助力晟東煤業(yè)拔刺清淤
案例5.4走出數(shù)據(jù)困惑——銅嶺煤業(yè)玩轉(zhuǎn)大數(shù)據(jù)
參考文獻(xiàn)
后記
第三篇實(shí)施篇
信息系統(tǒng)都要經(jīng)歷規(guī)劃、分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施及運(yùn)行與維護(hù)這五個(gè)階段，這也就是生命周期法對(duì)于系統(tǒng)階段的定義。系統(tǒng)實(shí)施是將前三階段成果落地的階段，在這一階段管理人員除了需要了解系統(tǒng)開發(fā)方法和技術(shù)以外，還需要在整體上了解信息系統(tǒng)實(shí)施的一些經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，例如，了解了模型就可以判斷系統(tǒng)所處的發(fā)展階段，以便于合理地提出需求和制定計(jì)劃；了解工作流就可以設(shè)計(jì)出動(dòng)態(tài)靈活的系統(tǒng)，便于隨時(shí)調(diào)整系統(tǒng)流程；了解微笑曲線就可以正確面對(duì)項(xiàng)目組成員和用戶的情緒波動(dòng)，便于推動(dòng)項(xiàng)目順利完成。總之，系統(tǒng)實(shí)施是需要管理人員和開發(fā)人員密切合作的階段，各類人員，包括用戶，都要發(fā)揮應(yīng)有的作用。
案例3.1
OA系統(tǒng)實(shí)施——以信息技術(shù)推動(dòng)工作流轉(zhuǎn)
摘要：本案例以陸州煤電有限公司信息建設(shè)為背景，結(jié)合OA辦公模塊全面分析工作流轉(zhuǎn)。案例以企業(yè)行政辦公信息化為切入點(diǎn)，以工作流為理論指導(dǎo)，重點(diǎn)闡述了工作流轉(zhuǎn)功能建立的需求調(diào)研、流程梳理、柔性設(shè)計(jì)及系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行，圍繞工作流轉(zhuǎn)中涉及的權(quán)限問(wèn)題和屬性問(wèn)題，建設(shè)柔性工作流轉(zhuǎn)功能，改善企業(yè)辦公時(shí)滯，降低辦公流程權(quán)限的復(fù)雜性，實(shí)現(xiàn)流程跟蹤。
關(guān)鍵字：OA系統(tǒng)；柔性工作流；工作權(quán)限
0引言
2013年是小李進(jìn)公司的第二個(gè)年頭，平時(shí)細(xì)心且表現(xiàn)良好的他，對(duì)剛進(jìn)公司就因?yàn)榈⒄`了工作流轉(zhuǎn)而挨了領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)的經(jīng)歷印象深刻。當(dāng)時(shí)的他業(yè)務(wù)不熟練，公司審批又很靈活，因此不清楚各位領(lǐng)導(dǎo)有何種審批權(quán)限。另外，公司領(lǐng)導(dǎo)由于經(jīng)常出差、培訓(xùn)或下井檢查常常不在公司，小李時(shí)常會(huì)因?yàn)椴磺宄渌I(lǐng)導(dǎo)還有審批權(quán)限而耽誤工作辦理進(jìn)度。但現(xiàn)在，他已經(jīng)對(duì)此駕輕就熟，不僅是因?yàn)闃I(yè)務(wù)的熟練，還因?yàn)楣居辛恕靶鹿芗摇薄狾A系統(tǒng)，那么，OA系統(tǒng)是如何幫助小李的呢？
1公司背景
陸州煤電有限公司于2004年9月籌備，2005年1月掛牌，2007年元月正式組建運(yùn)行。該公司的成立是大同集團(tuán)實(shí)施大集團(tuán)戰(zhàn)略，整合晉北煤炭資源的重要步驟。陸州煤電作為經(jīng)山西省國(guó)資委批準(zhǔn)組建的煤炭生產(chǎn)子公司，管屬五個(gè)煤礦、六對(duì)井口，公司還專門成立了為煤炭生產(chǎn)配套服務(wù)的煤炭運(yùn)銷公司、資產(chǎn)管理公司、鐵路管理公司、工程建筑公司和房地產(chǎn)公司五個(gè)專業(yè)公司。
“十一五”期間是陸州煤電有限公司的起步階段，經(jīng)過(guò)對(duì)體制的適應(yīng)和機(jī)制的磨合，子公司建設(shè)和發(fā)展形成規(guī)模，母子公司管理體制基本成熟，運(yùn)營(yíng)步入正軌，形成了兩級(jí)公司、三級(jí)管理的基本格局。公司現(xiàn)擁有總資產(chǎn)30.6億元，其中固定資產(chǎn)17.3億元，凈資產(chǎn)6.5億元。工業(yè)儲(chǔ)量12億噸，可采儲(chǔ)量7.1億噸，主要生產(chǎn)動(dòng)力煤，發(fā)熱量在4000~5500大卡。公司礦井實(shí)際生產(chǎn)能力為1000萬(wàn)噸/年，在冊(cè)職工12600余人。
經(jīng)過(guò)幾年的實(shí)踐，陸州煤電有限公司的管控服務(wù)能力不斷增強(qiáng)，大集團(tuán)的管理理念、管理方法、管理制度進(jìn)一步得到深入，企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)運(yùn)行質(zhì)量穩(wěn)步提高。煤炭產(chǎn)量達(dá)到了766萬(wàn)噸，上繳利稅5.2億元。煤炭主業(yè)的整合與發(fā)展，為公司多元化經(jīng)營(yíng)騰出了空間，同時(shí)也促進(jìn)了輔業(yè)的成長(zhǎng)。目前公司已形成了煤炭生產(chǎn)銷售、機(jī)械加工、建材化工三大支柱產(chǎn)業(yè)的發(fā)展格局。
2行政堰塞
林總在辦公室里，剛與培訓(xùn)中心的王科長(zhǎng)討論完關(guān)于改進(jìn)培訓(xùn)教育工作的相關(guān)流程和管理制度的文件，生產(chǎn)技術(shù)部的金科長(zhǎng)就迫不及待地進(jìn)來(lái)了，他已經(jīng)等了將近一個(gè)小時(shí)，要向林總經(jīng)理匯報(bào)《公司生產(chǎn)體系建設(shè)發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃》。
金科長(zhǎng)匯報(bào)完計(jì)劃臨走前，林總叮囑金科長(zhǎng)做好協(xié)助開展《煤礦隱患排查治理行動(dòng)實(shí)施方案》的部署。金科長(zhǎng)一頭霧水，說(shuō)沒(méi)有看到相關(guān)的發(fā)文。林總馬上叫來(lái)總經(jīng)辦老張，很不滿地說(shuō)：“周一交給你的那個(gè)文件怎么還沒(méi)下發(fā)出去，今天都已經(jīng)周五了，這對(duì)工作的推進(jìn)會(huì)造成很大影響，趕緊查文件在誰(shuí)那里，趕緊督促辦理。”老張只能向林總解釋：“您交待那天我就安排了一個(gè)新員工小李來(lái)辦理，我跟他交待清楚了找趙科長(zhǎng)簽完字就拿回來(lái)編號(hào)排版，他一直也沒(méi)有向我匯報(bào)過(guò)辦理情況，我自己也忽視了。對(duì)不起，林總，這是我的失職，我這就回去問(wèn)問(wèn)他，盡量不耽誤工作。”林總示意他趕緊辦理此事。事情后來(lái)總算順利得到解決。林總從老張后來(lái)的匯報(bào)中了解到，原來(lái)是小李一直沒(méi)有找到趙科長(zhǎng)簽字，事情就一直擱置在那里。趙科長(zhǎng)當(dāng)時(shí)下井了，后來(lái)又出差，小李就一直在等趙科長(zhǎng)回來(lái)，他不知道除了趙科長(zhǎng)，安監(jiān)分局的周科長(zhǎng)也可以簽字。
隨后的幾天，林總無(wú)意中看到小李好像在糾結(jié)工作的事情，他找來(lái)小李，問(wèn)他工作上有什么不適應(yīng)。小李惴惴不安地說(shuō)：“我剛來(lái)，很多流程該怎么走我真的沒(méi)有頭緒，流程中的步驟到底誰(shuí)可以簽字我也有點(diǎn)犯暈，我又不好什么都去問(wèn)別人，大家都挺忙的，我想自己能處理就盡量自己處理，但是來(lái)了這么久，還是偶爾會(huì)犯錯(cuò)。林總，我一定加倍努力，盡量趕上同事們的步調(diào)。”林總聽完后陷入了沉思，他也覺(jué)得辦公流程是有點(diǎn)繁雜，新員工摸不著頭緒也情有可原。但公司辦事效率偏低，對(duì)企業(yè)的發(fā)展相當(dāng)不利。怎么改變這個(gè)現(xiàn)狀呢？林總腦中浮現(xiàn)出前段時(shí)間聽的關(guān)于信息化的講座，結(jié)合公司存在的一些普遍現(xiàn)象，如擁有諸多下屬子礦和子公司，因點(diǎn)多面廣，辦公及管理效率受到很大影響；業(yè)務(wù)基本都是通過(guò)紙質(zhì)形式來(lái)辦理，紙張消耗量大，同時(shí)信息不對(duì)稱，往往造成業(yè)務(wù)辦理時(shí)間的延遲；辦公流程權(quán)限復(fù)雜、流程跟蹤困難等。辦公自動(dòng)化這個(gè)概念出現(xiàn)在他腦海，他對(duì)小李說(shuō)：“你的情況我了解了，回去好好干吧。”
林總思考著這些問(wèn)題，感覺(jué)沒(méi)有什么頭緒，于是聯(lián)系中國(guó)礦業(yè)大學(xué)(北京)譚教授，向譚教授表達(dá)了自己的想法。譚教授回應(yīng)說(shuō)，這涉及企業(yè)信息化中OA系統(tǒng)的核心功能——工作流轉(zhuǎn)，它將規(guī)范和簡(jiǎn)化企業(yè)的辦公流程，使多個(gè)參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過(guò)程自動(dòng)進(jìn)行，從而推動(dòng)預(yù)期業(yè)務(wù)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)調(diào)研和流程梳理，在OA中進(jìn)行工作流轉(zhuǎn)設(shè)計(jì)和開發(fā)，林總提出的問(wèn)題在系統(tǒng)內(nèi)都能夠迎刃而解。
林總向李董事長(zhǎng)提出公司信息化建設(shè)的想法，李董事長(zhǎng)在和林總深入交談后覺(jué)得可行。林總迅速組織相關(guān)人員完成OA系統(tǒng)實(shí)施的可行性研究報(bào)告，遞交集團(tuán)公司決議。在集團(tuán)公司的批示與指導(dǎo)下，公司與中國(guó)礦業(yè)大學(xué)(北京)開展校企合作，雙方多次洽談后，于2012年4月正式合作，校方派項(xiàng)目組成員進(jìn)駐公司，公司成立了信息中心，與校方一道開展項(xiàng)目實(shí)施工作。
3疏川導(dǎo)滯
3.1需求調(diào)研
早上九點(diǎn)，正是公司忙碌的時(shí)間，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人劉嬋博士帶著方毅芳博士來(lái)到了秘書處，開始了一天的調(diào)研工作。今天的任務(wù)是對(duì)總經(jīng)理辦公室的工作流程調(diào)研及梳理。幸運(yùn)的是，今天總經(jīng)辦的張總在。
劉嬋博士開門見山地問(wèn)張總：“張總，您好！我們想了解一下秘書處的業(yè)務(wù)和流程，麻煩您給我們講講。”
張總說(shuō)：“總經(jīng)辦主要輔助總經(jīng)理日常事務(wù)的執(zhí)行，統(tǒng)籌以及安排各項(xiàng)事務(wù)的順利進(jìn)行。說(shuō)這個(gè)就有點(diǎn)大了，我具體地說(shuō)說(shuō)我們的工作，主要的是發(fā)文和發(fā)公告，其他的還有工作督查方面的工作。發(fā)文的時(shí)候先是總經(jīng)辦科員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意思擬一個(gè)發(fā)文稿，打印出來(lái)給我看，因?yàn)槲沂遣块T領(lǐng)導(dǎo)，所以由我先來(lái)審核，我覺(jué)得哪些地方不對(duì)的先進(jìn)行修改，然后科員整理后再打印一份讓我審核，審核通過(guò)再填發(fā)文卡，當(dāng)然不通過(guò)還得改。發(fā)文卡上把主辦單位、擬稿人、事由、主送、抄送、發(fā)文日期等需要填寫的東西填寫完整后，還要到分管領(lǐng)導(dǎo)那里再次審核。然后就是帶著文件和發(fā)文卡找領(lǐng)導(dǎo)審批，也不一定是哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，有時(shí)候可能是幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)共同簽發(fā)才有效，審批通過(guò)后文件返回到我們這里再次校對(duì)、編號(hào)，公司的公文發(fā)布都要有正式的編號(hào)，不然不能發(fā)布。下一步就放到文印室排版、套紅，這些都結(jié)束后再到總經(jīng)辦蓋章，最后由文印室負(fù)責(zé)封發(fā)，整理存檔。發(fā)文的流程基本就是這樣。”張總仔仔細(xì)細(xì)地介紹了發(fā)文流程。
方毅芳聽著，似乎有些混亂，便問(wèn)道：“在發(fā)文的過(guò)程中，您說(shuō)有不確定的領(lǐng)導(dǎo)審核和簽字，這種情況會(huì)不會(huì)影響到日常的工作？”
“沒(méi)辦法，公司的領(lǐng)導(dǎo)多數(shù)是要下井檢查的，不一定什么時(shí)候在，可能還要出差，所以文件找不到相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，只能找別的領(lǐng)導(dǎo)代簽一下，不然文件會(huì)耽擱很長(zhǎng)時(shí)間才能走完程序。我們每個(gè)部門都配備了文件紀(jì)要員，就是盡量保證領(lǐng)導(dǎo)在的時(shí)候能簽上字。”張總解釋道。“發(fā)公告的過(guò)程大概是這樣的……”
與張總討論了近兩個(gè)小時(shí)的流程問(wèn)題，劉博士指出，其實(shí)總經(jīng)辦與其他的部門類似，存在著工作流程混亂不規(guī)范的現(xiàn)象，這些都需要將流程進(jìn)行整理分析，然后進(jìn)行優(yōu)化，甚至要再造，但鑒于國(guó)企工作流程的強(qiáng)制性，徹底地再造的可能性不大，不過(guò)首先可以肯定的是，OA系統(tǒng)正式上線時(shí)，每個(gè)部門的文件紀(jì)要員就不需要了，在一定程度上能夠減少企業(yè)人員；并且電子化辦公使工作人員無(wú)論身在何地，都可以隨時(shí)完成簽字、編號(hào)、蓋章及編輯等的辦公任務(wù)，可以有效地避免張總剛才提到的由于領(lǐng)導(dǎo)外出造成時(shí)間滯后的影響，同時(shí)明確審批審核責(zé)任人，杜絕公司工作流轉(zhuǎn)權(quán)責(zé)不清的現(xiàn)象。
張總自己也感覺(jué)到部門的流程似乎有些混亂，但是這么多年下來(lái)他已經(jīng)練就了“亂中有序”的本領(lǐng)，可是這對(duì)新入公司的員工來(lái)說(shuō)似乎并不容易。方毅芳認(rèn)真地記錄著談話內(nèi)容，這些都要回去進(jìn)行重新整理。
過(guò)了一會(huì)兒，張總略帶疑惑地問(wèn)道：“我明白信息化可以讓流程流轉(zhuǎn)得快一些，但是還有一個(gè)問(wèn)題，就是建了系統(tǒng)之后，辦公透明度增加了，我辦公的東西別人不會(huì)隨便看到又改動(dòng)吧！”
劉博士回答說(shuō)：“這個(gè)不會(huì)，這次系統(tǒng)的設(shè)計(jì)包括OA辦公、人事管理、工資管理、安全管理、銷售系統(tǒng)和調(diào)度系統(tǒng)，所有的信息并不是企業(yè)內(nèi)每個(gè)人都需要知道的，所以會(huì)根據(jù)企業(yè)組織機(jī)構(gòu)和員工的不同崗位對(duì)系統(tǒng)各部分操作進(jìn)行分配，也就是信息化系統(tǒng)的權(quán)限分配。主要涉及權(quán)限、角色兩個(gè)概念，權(quán)限就是對(duì)系統(tǒng)中某功能的操作，常見的動(dòng)作如對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行增加、修改、刪除、查看等，進(jìn)行許可設(shè)定。角色是承載權(quán)限的一個(gè)集合體，相當(dāng)于一個(gè)容器，里面裝著對(duì)各種數(shù)據(jù)操作的動(dòng)作。權(quán)限分配要結(jié)合公司的實(shí)際情況，您在相應(yīng)步驟應(yīng)有的權(quán)限不會(huì)缺失，其他人沒(méi)有權(quán)限也不能夠獲取或修改相應(yīng)的信息。工作流轉(zhuǎn)是OA辦公的核心功能，權(quán)限的分配會(huì)相對(duì)復(fù)雜一些，但可以放心，您擔(dān)憂的問(wèn)題不會(huì)出現(xiàn)。”
這就是管理信息系統(tǒng)實(shí)施的首要任務(wù)——需求調(diào)研。
為清楚了解陸州煤電有限公司現(xiàn)有的辦公管理現(xiàn)狀，項(xiàng)目組做了近一個(gè)月的調(diào)研工作，為下一步OA辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)打下了良好基礎(chǔ)。需求調(diào)研除了這種深度訪談的方式外，還需要重點(diǎn)收集各部門的資料，包括辦公管理的相關(guān)制度、辦公管理相關(guān)業(yè)務(wù)部門的分工及其職能、公文收發(fā)流程主管部門和相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、日常辦公事務(wù)相關(guān)流程、各項(xiàng)流程相關(guān)表單及印章等。其中每一項(xiàng)都是今后進(jìn)行流程梳理及分析設(shè)計(jì)的重要元素，例如發(fā)文流程的表單就有三種，會(huì)議紀(jì)要發(fā)文卡、普通發(fā)文卡和聯(lián)合發(fā)文卡，需要一一整理并電子化。例如圖3.1所示的公司普通發(fā)文卡。
圖3.1公司普通發(fā)文卡
3.2流程梳理
劉、方二人進(jìn)行需求調(diào)研的過(guò)程，并不像在總經(jīng)辦的那天那么順利，或是領(lǐng)導(dǎo)不在或是下面的科員不配合，或是調(diào)研過(guò)程因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)辦公總是中斷，或是不了解審批流程等，使調(diào)研的進(jìn)度一拖再拖。調(diào)研就在這種磕磕絆絆的情況下進(jìn)行，調(diào)研后項(xiàng)目組對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)辦公流程進(jìn)行梳理和分析。
例如對(duì)公司發(fā)文流程的梳理，根據(jù)各部門對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文過(guò)程的描述和項(xiàng)目組的調(diào)研，繪制出的發(fā)文流程圖見圖3.2。其發(fā)文流程圖比較有代表性，將工作流轉(zhuǎn)的過(guò)程表現(xiàn)得很全面。
圖3.2公司發(fā)文流程圖
流程說(shuō)明如下。
（1）發(fā)文部門草擬公文內(nèi)容，并在發(fā)文登記卡中填寫公文基本信息。
（2）發(fā)文部門主管對(duì)發(fā)文稿件進(jìn)行審稿操作，若審核通過(guò)，則遞交部門分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核；若不通過(guò)，則返回上一步發(fā)稿人進(jìn)行修改。
（3）分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)發(fā)文進(jìn)行審核，并根據(jù)公文具體內(nèi)容決定是否發(fā)起相關(guān)部門會(huì)簽。
（4）分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核后，發(fā)稿人進(jìn)行稿件校對(duì)整理。
（5）發(fā)文報(bào)至公司領(lǐng)導(dǎo)中的負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)工作。
（6）發(fā)稿人對(duì)稿件進(jìn)行最后編輯，并報(bào)送至辦公室公文管理員進(jìn)行編號(hào)。
（7）公司印章管理者加蓋印章。
（8）文印室的公文科員進(jìn)行公文套紅及印發(fā)。
（9）公文整理存檔。
經(jīng)分析，信息化后的流程可以實(shí)現(xiàn)部門主管和分管領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)審核，若有一人未審核通過(guò)就停止流動(dòng)，返回上層動(dòng)作，效果與原流程等同，但效率大大得以提升。見圖3.3。
圖3.3優(yōu)化后的發(fā)文流程圖
從流程的第一步開始，就開始了發(fā)文登記卡的填寫。發(fā)文登記卡可以說(shuō)是發(fā)文工作流轉(zhuǎn)的主線之一，它是公司文件主要屬性的信息記錄卡，貫穿著整個(gè)流程的始終，包括如審核、簽發(fā)、會(huì)簽、發(fā)起人、校對(duì)等責(zé)任人的簽字，以及發(fā)文事由、主送、抄送、附件、文件編號(hào)等內(nèi)容。因此接下來(lái)的審核、會(huì)簽、校對(duì)、編號(hào)、套紅、蓋章等步驟都需要發(fā)文登記卡的跟隨。與此相同，其他流程也需要相應(yīng)的登記卡，如會(huì)議申請(qǐng)流程需要會(huì)議申請(qǐng)卡，收文流程有收文卡等。
那么工作流如何流轉(zhuǎn)呢？這就需要對(duì)工作流轉(zhuǎn)中每一個(gè)步驟的權(quán)限分配問(wèn)題進(jìn)行思考。不僅是流程涉及的人員，還有流程中涉及的各步驟的自身權(quán)限。針對(duì)流程涉及的人員權(quán)限問(wèn)題，經(jīng)調(diào)研得到的結(jié)果令項(xiàng)目組成員很是頭痛，公司有部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、多人同時(shí)審核或?qū)徟榷喾N工作流轉(zhuǎn)人員權(quán)限，這也是其工作流混亂的表現(xiàn)之一。經(jīng)分析，項(xiàng)目組決定設(shè)置多種授權(quán)類型來(lái)滿足公司的需求，經(jīng)過(guò)聚類分析，將人員授權(quán)類型劃定為13類，其中為了實(shí)現(xiàn)公司某些臨時(shí)任務(wù)的一站式審批，特增加了審批組，即自定義審批人員的授權(quán)類型，審批組可以隨時(shí)新建，保證流程按照預(yù)定的人員權(quán)限流轉(zhuǎn)。流程各步驟本身的權(quán)限除有附件上傳、附件刪除、發(fā)起會(huì)簽等動(dòng)作權(quán)限，還有本身的編輯權(quán)限，即該步驟有哪些項(xiàng)目可以在登記卡上編輯等權(quán)限問(wèn)題的設(shè)置，以保證流程按照預(yù)定的工作方式和內(nèi)容流轉(zhuǎn)。二者的存在及實(shí)現(xiàn)方式著實(shí)讓項(xiàng)目組成員費(fèi)了一番功夫，才使工作流轉(zhuǎn)可以清晰順暢地進(jìn)行。
經(jīng)過(guò)流程的梳理，項(xiàng)目組向公司提交了需求分析報(bào)告初稿。其中包括對(duì)公司OA辦公管理系統(tǒng)的相關(guān)需求的梳理和全面總結(jié)；對(duì)各個(gè)部門及個(gè)人的辦公管理的流程的具體考核；以及對(duì)其相關(guān)負(fù)責(zé)人的具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目的核實(shí)；進(jìn)一步明確辦公管理系統(tǒng)整體架構(gòu)和相關(guān)功能。再經(jīng)過(guò)對(duì)需求分析報(bào)告所列出需求情況與公司的實(shí)際情況進(jìn)行需求情況的確認(rèn)工作，對(duì)相關(guān)部門及辦公事務(wù)主管部門的業(yè)務(wù)流程細(xì)節(jié)、相關(guān)表單、管理制度和考核辦法進(jìn)行核實(shí)工作，以保證系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程相關(guān)流程及報(bào)表的正確性。由此整理出最終的需求分析報(bào)告后，就開始了系統(tǒng)的分析設(shè)計(jì)。
3.3柔性設(shè)計(jì)
經(jīng)過(guò)一系列的調(diào)研及梳理工作，項(xiàng)目組擬定工作流轉(zhuǎn)的六大功能及基礎(chǔ)設(shè)置，見圖3.4。
圖3.4工作流轉(zhuǎn)功能結(jié)構(gòu)圖
基礎(chǔ)設(shè)置是整個(gè)工作流轉(zhuǎn)得以順利進(jìn)行的基石，包括對(duì)表單、流程、審批組、模板和印章等的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、權(quán)限的管理和設(shè)置。其中，流程定義是基礎(chǔ)設(shè)置的核心，也是整個(gè)工作流轉(zhuǎn)體現(xiàn)柔性設(shè)計(jì)的核心，其他均是簡(jiǎn)單的添加、刪除及修改。
流程定義的方式，即工作流轉(zhuǎn)過(guò)程中，每一個(gè)步驟基本都具有相同的屬性。其中第一環(huán)代表流程本身的屬性，分別為流程名稱、所屬分類、流程說(shuō)明、引用表單、表單標(biāo)題和流程狀態(tài)；第二環(huán)代表流程中每一步驟的屬性，包括新建步驟、動(dòng)作權(quán)限、操作、權(quán)限和移動(dòng)。而屬性本身也有屬性，因此，形成如圖3.5所示的環(huán)環(huán)相套的屬性環(huán)。經(jīng)過(guò)屬性的一環(huán)環(huán)、一步步設(shè)置，就完成了流程定義。
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