本書針對當前商務秘書工作的特點，全面創新教材結構體系，努力體現項目引領、任務驅動、“學和做”融為一體的課程特色。全書分為：商務秘書的角色認知，辦公室事務管理，企業文書綜合處理，會議與商務活動管理，信息工作與參謀輔佐五個大項目，每個大項目下設有子項目、知識小結及課后練習題；每個子項目由項目任務、事件回放、任務分析、相關知識組成，既保證了部分的獨立性，又體現了整體的系統性。
目 錄
項目一 商務秘書的角色認知 /1
子項目一 定位現代秘書 /2
一、秘書一詞的由來及含義 /2
二、秘書的歷史演變過程 /4
三、現代秘書的定位 /5
四、現代秘書的分類 /6
子項目二 認知秘書工作 /8 目 錄
項目一 商務秘書的角色認知 /1
子項目一 定位現代秘書 /2
一、秘書一詞的由來及含義 /2
二、秘書的歷史演變過程 /4
三、現代秘書的定位 /5
四、現代秘書的分類 /6
子項目二 認知秘書工作 /8
一、秘書工作概述 /9
二、秘書工作的基本內容 /9
三、秘書的常規工作 /10
子項目三 做一個好秘書 /13
一、秘書的職業道德 /14
二、秘書的職業素養 /15
三、秘書的職業能力 /19
四、職業生涯規劃——秘書提升素
質技能的途徑 /21
知識小結 /22
課后練習題 /22
項目二 辦公室事務管理 /26
子項目一 辦公環境管理 /27
一、辦公環境管理的含義及原則 /28
二、辦公室環境的布局與布置 /29
三、辦公室的美化 /32
四、辦公室的健康安全管理 /34
子項目二 辦公室時間管理 /37
一、時間管理 /38
二、日程安排 /42
三、約會安排 /45
四、旅行安排 /48
子項目三 商務溝通與接待 /51
一、電話事務 /52
二、來客接待 /55
三、溝通 /61四、協調 /65
子項目四 辦公室值班管理 /68
一、值班工作的內涵 /69
二、制作值班資料 /70
三、值班工作的主要任務 /70
四、值班工作制度 /71
子項目五 常用辦公設備及辦公用品管理 /73
一、常用辦公設備的管理 /74
二、秘書運用計算機進行的工作 /81
三、辦公用品的管理 /82
知識小結 /85
課后練習題 /85
項目三 企業文書綜合處理 /89
子項目一 企業發文管理 /90
一、文書處理概述 /90
二、發文辦理 /92
子項目二 企業收文管理 /97
一、收文的處理 /98
二、收文處理工作程序 /98
子項目三 文件的有效管理 /101
一、檔案文件的平時歸卷 /102
二、現代企業的電子文書管理 /105
子項目四 企業檔案管理 /109
一、文書歸檔的相關概念 /109
二、文書歸檔的理解 /110
三、文書歸檔的要求和步驟 /111
知識小結 /114
課后練習題 /114
項目四 會議與商務活動管理 /117
子項目一 會前策劃與籌備 /118
一、會議策劃的含義 /119
二、會議策劃的工作流程 /122
三、會議策劃方案的內容 /123
四、商定會議時間、地點 /125
五、制訂會議計劃 /128
六、準備會議資料 /130
七、擬寫和發送會議通知 /130
八、預算和申請會議經費 /132
九、會場布置 /133
十、與會人員的名單及分組 /136
十一、會務工作機構的成立和分工 /136
子項目二 會中服務與管理 /138
一、接站技巧 /139
二、報到與簽到 /140
三、會場服務工作 /142
四、會議記錄 /144
五、會間活動的安排 /149
六、會間食宿工作 /150
子項目三 會后工作 /152
一、會場善后工作與安排與會
人員離場 /153
二、會后文書工作 /155
三、會議總結 /159
四、會議經費的結算工作 /160
五、會議效果的評估方法 /161
六、會后的催辦、反饋與落實工作 /166
子項目四 常見會議與商務活動 /167
一、開業慶典 /168
二、會見工作 /170
三、會談 /172
四、簽字儀式 /174
五、宴會 /175
知識小結 /179課后練習題 /179
項目五 信息工作與參謀輔佐 /183
子項目一 信息收集與參謀輔佐 /184
一、信息概述 /185
二、秘書信息工作的概念及內容 /187
三、信息收集 /187
四、秘書信息收集與參謀輔佐 /194
子項目二 信息處理與參謀輔佐 /198
一、信息整理 /200
二、信息儲存 /201
三、信息傳遞 /204
四、信息開發 /206
五、信息利用 /210
六、秘書信息處理與參謀輔佐 /213
子項目三 調研工作與參謀輔佐 /216
一、調研工作的概念 /217
二、調研工作的基本類型 /217
三、調研工作的基本方法 /219
四、調研工作的原則 /224
五、秘書調研工作與參謀輔佐 /224
子項目四 信息反饋與參謀輔佐 /227
一、信息反饋的概念 /229
二、信息反饋的目的 /229
三、信息反饋的特點 /230
四、信息反饋的形式 /230
五、信息反饋的方法 /231
六、信息反饋的原則 /232
七、秘書信息反饋與參謀輔佐 /232
知識小結 /236
課后練習題 /236
為適應社會發展和企業、事業單位管理水平不斷提升對秘書人員越來越高的要求，我們本著高等職業教育人才培養以能力為本位、以行動為導向、以實用為為抓手的理念，根據這些年我們對高職層次商務秘書專業教學改革的一些探索，在企業和秘書界專業人士的協助下，編寫了商務秘書實務教材。該書努力構建了基于專業崗位的工作任務和流程實際，以相關商務秘書基礎理論知識為嵌入，以項目為引領、任務為驅動，使學、練、做自然融為一體的結構框架，特別凸顯了企業秘書崗位工作實際要求以及對具體問題分析、解決、處理能力的訓練與培養，力圖突破以前同類型教材的“重學輕練”的準學科型結構體系。在教學案例方面，選取了來自企業、社會各界的豐富生動案例或素材，意在讓學生能饒有興趣地進行閱讀、分析思考，并設計行動方案；在基礎理論方面，大力引入近年來的新思路、新理念、新方法、新技術，反映了近年來商務秘書工作有關理論的新發展，使本書理論“適合度”與商務秘書的高等職業教育要求相匹配。
本書出版以來，深受廣大師生歡迎，被很多高職院校采用、接納，同時，也為我們提出很多寶貴的意見和建議。對此，我們謹致謝忱！同時也希望更多讀者能繼續關心和支持我們，通過我們的共同努力，使本教材不斷臻于完善。
本次修訂再版，我們在原書主體框架的基礎上對四個方面進行了完善和改進：一是對重要案例進行了更新，使教材能迅速反映出不斷發展變化的現實情況以及社會和企業對商務秘書提出的新要求；二是緊密結合秘書專業考證的要求來編寫，即盡可能的將考證內容納入到教材中來，這樣既減輕了學生的學習負擔，也避免了教師教學、訓練方面的重復；三是根據國家關于公文方面新的規定和要求，對原教材中的相關內容進行了修改，以使這方面的內容、要求與國家文件精神保持一致；四是對原書中的少數表述欠規范、欠準確的地方進行了更正和修改，從而使本書內容更加嚴謹、科學。另外，為方便教學，本書還配有電子教案、習題答案、案例分析等教學輔助資料，可登錄華信教育資源網（www.hxedu.com.cn）免費下載。
本書由王凌、肖傳亮主編，完成對全書的設計和總攥定稿工作。具體編寫分工如下：肖傳亮編寫項目一，商務秘書的角色認知；葉永翠編寫項目二，辦公室事務管理；王凌編寫項目三，企業文書綜合處理；胡偉編寫項目四，會議與商務活動管理；黃愛華與伍豈瑩編寫項目五，信息工作與參謀輔佐。全書課后練習題由王凌修改定稿。
本書在編寫過程中，參考了國內外許多學者、專業人士的研究成果，在此謹向他們表示深深的感謝。在本書編寫和出版過程中，得到電子工業出版社賈瑞敏編輯的大力支持，在此特致感謝。
由于受水平和時間所限，書中仍難免有許多錯誤與不妥之處，敬請專家與讀者不吝賜教。
編 者
2014.5
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